個人情報保護方針

1.情報の取得・利用目的・提供 （注1）

当社は、確定拠出年金事業に必要な範囲内でのみ、あらかじめ利用目的を明示して、個人情報を取得し、利用します。それ以外の目的に利用することはございません。また、法令に基づく場合(注２)を除き、個人情報をご本人の承諾なく第三者に開示・提供することはありません。なお、目的外利用を行わない為の措置を講じています。

2. 共同利用について

当社は、ご本人にかかる委託元運営管理機関との間で、以下の通り個人情報を共同利用します。

1. (1) 共同して利用される個人データの項目

   住所、氏名、生年月日、電話番号、メールアドレス、基礎年金番号、加入者番号、給付裁定情報（裁定請求日、裁定事由、支給方法）、その他給付裁定業務及び確定拠出年金の加入者資格確認に必要な項目

2. (2) 共同して利用する者の範囲

   ご本人にかかる委託元運営管理機関

3. (3) 利用する者の利用目的

   • 加入者等に関する事項の記録及び保存、通知
   • 運用指図のとりまとめ及びその内容の資産管理機関への通知
   • 給付を受ける権利の裁定
   • 運用の方法の選定及び提示、情報の提供
   • 資産の運用に関する情報提供（いわゆる投資教育）
   • 確定拠出年金の加入者資格確認

4. (4) 当該個人データの管理について責任を有する者の住所および代表者の氏名

   当社（住所および代表者の氏名等については当社会社案内のページ参照）

3. 情報の安全管理体制

当社は、個人情報保護を経営戦略上の最重要事項と位置づけ、組織と技術の両面から強固な情報セキュリティ体制を構築し、個人情報の漏えい、滅失又は毀損の防止に努めるとともに万一の際の是正の措置を確立しています。

4. 法令等の遵守

当社は、個人情報の取扱いにおいて、個人情報の保護に適用される法令、国が定める指針その他の規範を遵守すると共に、従業者に対しても個人情報保護マネジメントシステムによる教育を図っています。

5. 個人情報保護マネジメントシステムの継続的改善

当社は、個人情報の保護の為に実施している施策を継続的に見直し、追加対策等が必要となった場合は速やかに対応します。

6. 個人情報保護に対する取組方針についてのお問合せ先

個人情報保護に対する取組方針についてのご意見・ご要望・苦情につきましては、以下のお問合せ先までご連絡下さい。なお、加入者等の個人情報及び採用応募者等の個人情報につきましては、後述の「個人情報の取り扱いについて」に記載しておりますお問合せ先にご連絡下さい。

(注1) 情報の具体的な利用目的

当社は、確定拠出年金制度の記録関連運営管理機関として以下の目的で個人情報を保管及び利用します。

（加入者等の個人情報）

1. （1）加入者等に関する事項の記録及び保存、通知
2. （2）運用指図のとりまとめ及びその内容の資産管理機関への通知
3. （3）確定拠出年金業務の運営に携わるその他の関係機関への情報の提供
4. （4）給付を受ける権利の裁定
5. （5）運用の方法の選定及び提示、情報の提供
6. （6）個人別管理資産額の試算及びサービス向上のための計数把握等の付随業務

（採用応募者・社員等の個人情報）

1. （1）採用活動（採用応募者の個人情報に限る）
2. （2）労務管理（当社社員等の個人情報に限る）

(注2)「法令に基づく場合」（確定拠出年金法第九十九条第二項）　とは、下記（1）、（2）をいう。

1. （1）法令の規定に基づき、裁判所、税務署等から個人情報提出命令があった場合
2. （2）事業主からの依頼に基づき、当該事業主の企業型年金の実施に係る業務の遂行に必要な範囲内（注3）において、加入者等の個人情報を提供する場合

(注3)「業務の遂行に必要な範囲内」（確定拠出年金法第四十三条第二項）　とは、例えば、次の（1）及び（2）が挙げられる。

1. （1）事業主が、退職により資格を喪失した者に対して、個人別管理資産額を踏まえた手続の説明を行うため、脱退一時金の受給要件の判定に必要な範囲内において、個人別管理資産額に関する情報を活用する場合
2. （2）事業主が、資格を喪失後一定期間を経過した後も個人別管理資産の移換の申出を行っていない者に対して、当該申出が速やかに行われるよう促すため、氏名や住所等の情報を活用する場合

1. 個人情報の利用目的

当社は、委託元運営管理機関から委託される加入者等の個人情報を、確定拠出年金事業に必要な範囲内でのみ、あらかじめ利用目的を明示して、利用します。それ以外の目的に利用することはございません。
当社において加入者等の個人情報を利用する目的は次のとおりです。

1. (1) 加入者等に関する事項の記録及び保存、通知
2. (2) 運用指図のとりまとめ及びその内容の資産管理機関への通知
3. (3) 確定拠出年金業務の運営に携わるその他の関係機関（注4）への情報の提供
4. (4) 給付を受ける権利の裁定
5. (5) 運用の方法の選定及び提示、情報の提供
6. (6) 個人別管理資産額の試算及びサービス向上のための計数把握等の付随業務

(注4) 確定拠出年金業務の運営に携わるその他の関係機関には、事業主、国民年金基金連合会、運営管理機関、資産管理機関、商品提供機関、個人型年金の事務委託先金融機関、受付金融機関等が該当します。確定拠出年金法では、事業主、国民年金基金連合会、および当社を含む運営管理機関は、確定拠出年金に係る業務の遂行に必要な範囲内で加入者等の個人情報を保管、使用しなければならないことが定められています。

当社は、法令で定める場合を除き、あらかじめご本人の同意を得ることなく、個人情報を第三者に提供することはありません。
なお、当社は、利用目的の達成に必要な範囲内において、個人情報の取扱いの全部または一部を委託する場合があります。委託に際しましては、委託先に対する必要かつ適切な監督を行います。

2. 個人情報の開示等のお手続について

当社は個人情報保護法等に基づき加入者等からの保有個人データの利用目的の通知、開示、内容の訂正、追加または削除、利用の停止、消去及び第三者への提供の停止（以下、開示等）のご請求に適切に対応いたします。

1. (1) 開示等のご請求の対象となる保有個人データ

   • 当社が保有する検索可能な個人データ

2. (2) 開示等のご請求先及びお問い合わせ先

   日本レコード・キーピング・ネットワーク株式会社　コールセンター（注5）

   ①開示請求受付方法
   上記お問合せ先にご連絡いただきましたのち、当社から申請書等必要書類のご案内を郵送させていただきます。

   ②開示の請求に対する回答方法
   電磁的記録の提供による開示を行うことは、当社システムの都合により困難であるため、原則として、申請書記載住所宛に書面を郵送にてご回答申し上げます。なお、ご請求した方法（電磁的記録の提供による方法）による開示が困難である場合、その旨ご通知させていただきます。

   ※確定拠出年金加入者等に関する「開示」及び「内容の訂正、追加又は削除（以下、「訂正等」）」、「利用の停止又は消去及び第三者への提供の停止（以下、「利用の停止等」）」につきましては、企業型年金を実施する事業主または個人型年金を実施する国民年金基金連合会へ、確定拠出年金法に基づくお手続をお願いする場合があります。この場合には、これらに関するご請求を当社コールセンターに頂いたときは、いったん委託元運営管理機関コールセンターへ転送するか、又は、ご本人から所属企業へご連絡いただきたい旨を説明いたします。
   委託元運営管理機関から指示を受けた訂正等、利用の停止等のご請求については、適切にかつ迅速に対応いたします。
   ※確定拠出年金加入者等に関する原簿、帳簿の記載事項の開示につきましては、確定拠出年金法第18条第2項、又は第67条第3項に基づく開示対応とさせていただくことがあります。

3. (3) 開示等のご請求に関する手数料

   開示等のご請求に関しましては、手数料はいただきません。

4. (4) 開示等請求による不開示等について

   開示等のご請求に応じることにより、ご本人または第三者の生命、身体、財産その他権利利益を害するおそれがある場合、当社の業務の適正な実施に著しい支障をおよぼすおそれがある場合、その他法令に違反することとなる場合等、開示、及び利用の停止等のご請求に応じることができない場合があります。ご請求に応じることができない場合にはその理由をご連絡いたします。

5. (5) 開示等のご請求に関して取得した個人情報の利用目的について

   開示等のご請求にともない取得した個人情報は、必要な範囲のみで取り扱うものとします。また、当社の社内規程で定められた保存期限を経過後はすみやかに廃棄いたします。

3.ご質問・ご要望などの手続について

当社は加入者等個人情報についてのご本人からのご質問・ご要望・苦情を、以下でお受けします。

[お問合わせ先]
日本レコード・キーピング・ネットワーク株式会社　コールセンター（注5）
当社は、個人情報についてのご本人からのご質問・ご要望・苦情に対し適切かつ迅速に対応します。

(注5) コールセンターへのお電話には、本人確認のためのユーザーＩＤ及び暗証番号が必要です。電話番号は「ユーザーＩＤ・商品登録完了のお知らせ」「加入登録のお知らせ」等をご確認ください。

(注6) インターネット・ホームページ（確定拠出年金Ｗｅｂサービス）へのログインには、本人確認のためのユーザーＩＤ及び暗証番号が必要です。