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個人情報保護について

個人情報保護方針

個人情報保護に対する取組方針

制定日   2004年10月1日
最終改訂日 2016年6月24日

日本レコード・キーピング・ネットワーク株式会社
代表取締役社長 佐々木 秀寿

 日本レコード・キーピング・ネットワーク(以下、「当社」という)は、確定拠出年金のレコードキーピング事業の中核を担う企業であり、個人情報を適切に保護することは、当社に課せられた社会的使命であると考えております。

 

 このため、当社は、個人情報の取扱いに関する方針を以下のとおり定め、お客様等からお預かりしている大切な個人情報及びその他の個人情報の適正な利用と管理に努めています。

1.情報の取得・利用目的・提供 (注1)

当社は、確定拠出年金事業に必要な範囲内でのみ、あらかじめ利用目的を明示して、個人情報を取得し、利用します。それ以外の目的に利用することはございません。また、法令に基づく場合(注2)を除き、個人情報をご本人の承諾なく第三者に開示・提供することはありません。なお、目的外利用を行わない為の措置を講じています。

2. 情報の安全管理体制

当社は、個人情報保護を経営戦略上の最重要事項と位置づけ、組織と技術の両面から強固な情報セキュリティ体制を構築し、個人情報の漏えい、滅失又は毀損の防止に努めるとともに万一の際の是正の措置を確立しています。

3. 法令等の遵守

当社は、個人情報の取扱いにおいて、個人情報の保護に適用される法令、国が定める指針その他の規範を遵守すると共に、従業者に対しても個人情報保護マネジメントシステムによる教育を図っています。

4. 個人情報保護マネジメントシステムの継続的改善

当社は、個人情報の保護の為に実施している施策を継続的に見直し、追加対策等が必要となった場合は速やかに対応します。

5. 個人情報保護に対する取組方針についてのお問合せ先

個人情報保護に対する取組方針についてのご意見・ご要望・苦情につきましては、以下のお問合せ先までご連絡下さい。なお、加入者等の個人情報及び採用応募者等の個人情報につきましては、後述の「個人情報の取り扱いについて」に記載しておりますお問合せ先にご連絡下さい。

(注1) 情報の具体的な利用目的
当社は、確定拠出年金制度の記録関連運営管理機関として
以下の目的で個人情報を保管及び利用します。

(加入者等の個人情報)

(1)加入者等に関する事項の記録及び保存、通知

(2)運用指図のとりまとめ及びその内容の資産管理機関への通知

(3)確定拠出年金業務の運営に携わるその他の関係機関への情報の提供

(4)給付を受ける権利の裁定

(5)運用の方法の選定及び提示、情報の提供

(6)個人別管理資産額の試算及びサービス向上のための計数把握等の付随業務

(採用応募者・社員等の個人情報)

(1)採用活動(採用応募者の個人情報に限る)
(2)労務管理(当社社員等の個人情報に限る)

(注2) 「法令に基づく場合」(確定拠出年金法第九十九条第二項) とは、下記(1)、(2)をいう。

(1)法定の規定に基づき、裁判所、税務署等から個人情報提出命令があった場合

(2)事業主からの依頼に基づき、当該事業主の企業型年金の実施に係る業務の遂行に必要な範囲内(注3)において、加入者等の個人情報を提供する場合

(注3) 「業務の遂行に必要な範囲内」(確定拠出年金法第四十三条第二項) とは、例えば、次の(1)及び(2)が挙げられる。

(1)事業主が、退職により資格を喪失した者に対して、個人別管理資産額を踏まえた手続の説明を行うため、脱退一時金の受給要件の判定に必要な範囲内において、個人別管理資産額に関する情報を活用する場合

(2)事業主が、資格を喪失後一定期間を経過した後も個人別管理資産の移換の申出を行っていない者に対して、当該申出が速やかに行われるよう促すため、氏名や住所等の情報を活用する場合

[お問合せ先]
日本レコード・キーピング・ネットワーク株式会社
担当部署:人事総務部 総務課
電話番号:03-3216-6032(代表)
受付時間:9:00〜17:30
(土・日・祝日・12月31日〜1月3日を除く)

以上


個人情報の取り扱いについて

加入者等の個人情報

当社では、委託元運営管理機関から委託される加入者等の個人情報を個人情報の保護に関する法律、確定拠出年金法、その他の法令等に基づき、以下の通り取扱わせていただきます。なお、当社の個人情報保護管理者は常務取締役です。

1. 個人情報の利用目的

当社は、委託元運営管理機関から委託される加入者等の個人情報を、確定拠出年金事業に必要な範囲内でのみ、あらかじめ利用目的を明示して、利用します。それ以外の目的に利用することはございません。
当社において加入者等の個人情報を利用する目的は次のとおりです。

(1)加入者等に関する事項の記録及び保存、通知

(2)運用指図のとりまとめ及びその内容の資産管理機関への通知

(3)確定拠出年金業務の運営に携わるその他の関係機関(注4)への情報の提供

(4)給付を受ける権利の裁定

(5)運用の方法の選定及び提示、情報の提供

(6)個人別管理資産額の試算及びサービス向上のための計数把握等の付随業務

(注4)確定拠出年金業務の運営に携わるその他の関係機関には、事業主、国民年金基金連合会、運営管理機関、資産管理機関、商品提供機関、個人型年金の事務委託先金融機関、受付金融機関等が該当します。確定拠出年金法では、事業主、国民年金基金連合会、および当社を含む運営管理機関は、確定拠出年金に係る業務の遂行に必要な範囲内で加入者等の個人情報を保管、使用しなければならないことが定められています。

当社は、法令で定める場合を除き、あらかじめご本人の同意を得ることなく、個人情報を第三者に提供することはありません。
なお、当社は、利用目的の達成に必要な範囲内において、個人情報の取扱いの全部または一部を委託する場合があります。委託に際しましては、委託先に対する必要かつ適切な監督を行います。

2. 開示、訂正・追加・削除及び利用停止・消去の手続について

(1) 開示の手続について

1)開示の求めの対象となる項目(「保有個人データ」の特定に資する情報)
開示対象個人情報とは、以下のすべてに該当するものを言います。
[1]当社が保有する検索可能な個人情報
[2]開示、訂正等、利用停止等及び第三者提供の停止の請求に対し、当社がこれらを行うことのできる権限を有する個人情報

2)当社は、加入者等ご本人への個人情報の開示を、以下で行います。
[お問合せ先]
日本レコード・キーピング・ネットワーク株式会社 コールセンター(注5)

3)ご本人の個人情報は、以下でもご確認いただけます。
日本レコード・キーピング・ネットワーク株式会社
インターネット・ホームページ(注6)

4)「開示等の求め」の手数料
「開示等の求め」に関しましては、手数料はいただきません。

5)開示等の求めに関して取得した個人情報の「利用目的」
開示等の求めにともない取得した個人情報は、開示等の求めに必要な範囲のみで取り扱うものとします。また、当社の社内規程で定められた保存期限を経過後はすみやかに廃棄致します。

(2) 訂正・追加・削除及び利用停止・消去の手続について

当社は、加入者等の個人情報の内容の訂正、追加又は削除、及び利用の停止又は消去(以下、「訂正等」)を、原則として委託元運営管理機関の指示に基づき行います(個人別管理資産額に関する内容を除きます)。このため、これらに関するご請求を当社コールセンターに頂いた場合は、いったん委託元運営管理機関コールセンターへ転送するか、又は、ご本人から所属企業へご連絡いただきたい旨を説明致します。
当社は、個人別管理資産額に関する個人情報の上記手続のご請求を、以下でお受けします。
[お問合せ先]
日本レコード・キーピング・ネットワーク株式会社 コールセンター(注5)
訂正等に伴い取得した個人情報は訂正等手続に必要な範囲内でのみ取扱います。
なお、次の場合は、訂正等手続に対応いたしかねますので、予めご了承願います。
1)当社の業務の適正な実施に著しい支障を及ぼすおそれがある場合
2)法令等に違反することとなる場合

当社は、個人情報についてのご本人からの上記ご請求に対し適切かつ迅速に対応します。

3.ご質問・ご要望などの手続について

当社は加入者等個人情報についてのご本人からのご質問・ご要望・苦情を、以下でお受けします。
[お問合せ先]
日本レコード・キーピング・ネットワーク株式会社 コールセンター(注5)
当社は、個人情報についてのご本人からのご質問・ご要望・苦情に対し適切かつ迅速に対応します。

(注5)コールセンターへのお電話には、本人確認のためのユーザーID及び暗証番号が必要です。電話番号は「ユーザーID・商品登録完了のお知らせ」「加入登録のお知らせ」等をご確認ください。

(注6)インターネット・ホームページ(確定拠出年金Webサービス)へのログインには、本人確認のためのユーザーID及び暗証番号が必要です。

採用応募者の個人情報

採用応募者の個人情報の取扱いについては、採用応募者の個人情報の取扱いについてをご覧下さい。